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会議が盛り上がる!【進行役がやるべき10個のポイント】

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とりたろ

会議をしてもいまいち盛り上がらないです。盛り上がるどころかみんな下を向いて意見を言いません。お葬式みたいな雰囲気になってしまいます。どうすれば会議を盛り上げることができるのでしょうか…。

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さるたろ
こういった悩みに答えようと思います。

本記事の内容

  • 会議を盛り上げるためのポイント

では解説していきますね

 

この記事を書いてる人
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さるたろ(@ptsarutaro

この記事を書いてる僕は、個人でブログで発信をしながらリーダー育成を専門に人材育成に関わる仕事をしています。現場の課題に応じた研修も行っています→コチラ

 

 

会議が盛り上がる!【進行役がやるべき10個のポイント】

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会議がいまいち盛り上がらず、静かな雰囲気が流れる。気まずい感じになって意見が言いづらい…。

 

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さるたろ
こんな感じの会議をやってませんか? 

 

いくつかポイントに気を付けるだけで、会議は変わります。会議の目的は大きく2つに分けられます

 

  1. 意見出しの場
  2. 意思決定する場

 

この2つですが、今回の会議のテーマは「盛り上げる」ですのです、①の意見出しの場に絞って進めていきます。

 

この記事を最後まで読んで頂くと、会議を盛り上げるためのポイントが理解できるはずですので参考にしていただければ嬉しいです

 

 

会議が盛り上がるポイント➀テーマを明確にする

会議で一番大切なのが、「何のために集まっているか」の目的です。

 

会議の進行役が会議の目的を理解してないと、会議は盛り上げるわけがありません。

 

目的を明確にした上で会議のテーマを決めることが進行役に求められます

 

  • 何を決める会議なのか
  • そのためにどんな意見をもらいたいのか

 

会議の目的をしっかり明確にしておきましょう。これは大前提で必要なものなので押さえておきましょう!

 

 

会議が盛り上がるポイント②最初にアナウンスする

会議を始めるときにただ時間がきたからスタートさせるのではなくて、会議の始めるにしっかりアナウンスしましょう

 

  • なぜこの会議を開いたのか
  • 今日は意見を出し合う会議であること
  • 会議の終わりの時間は〇〇時であること
  • 延長をするのかしないのか、するなら何時までか
  • 30分で○○について、残りの30分で○○について

 

こんな風に会議を雰囲気で進めるのではなくて、しっかり最初にアナウンスをすることで

 

メンバーにどんな気持ちで会議に望んで欲しいのかを伝えることで、メンバーの意識がそこに向かいます。

 

アナウンスは必ず入れて会議を進めましょう!

 

 

会議が盛り上がるポイント③拡散することを意識する

意見出しが目的の会議は、手数が重要です。10個の意見よりも100個の意見が出た方がいいってことです。

 

質よりも量を目的に進めていくことが大切です。

 

意見だしの会議は意見を拡散させて、その後に収束させていく流れです。拡散→収束です。

 

多少意見が散らかってもいいので、意見を出しまくることだけに集中するようにガイドしてあげましょう。

 

  • とりあえず意見をどんどん出しましょう
  • 意見を出すことだけ集中しましょう
  • 質にこだわらず数を出していきましょう

 

どんどん積極的に声を出しながら進めていくこと、そして自分から積極的に意識を言うことも大切です。

 

会議が盛り上がるポイント④ゼロベースで意見を出してもらう

意見を沢山出してもらうためには、頭の中をゼロベースにすることが必要です。

 

  • 経験から意見を言わない
  • 業界のルールとか一旦無視する
  • 会社のしがらみを捨てる

 

しがらみなどがあると意見が出しにくいですよね。

 

部長の好き嫌いがあるから、部長が気に入る意見を出さないと…←この時点で意見の幅が狭まります

 

ゼロベースになるってことは、この業界、この会社に今日入社した新入社員になったつもりで意見を言うってことです。

 

経験やしがらみによって見えなくなったものがあります。まずはそれを取っ払うことで意見の数が激増します

 

  • もしも何でも言っていいとしたら…?

 

もしも○○だったら…。というフレーズを使うだけも意見が言いやすくなります

 

 

会議が盛り上がるポイント⑤意見が出にくい場合は付箋を使う

メンバーの性格や、参加しているメンバーの人間関係によって、進行役がいくら頑張っても意見が出来にくい場合があります。

 

AさんとBさんだけの時は意見が活発に出るのにCさんが加わったら急に意見が出来にくくなる。

 

人間関係のことも理解しておかなければいけません

 

そんな時は付箋を使うことも考えておきましょう。口に出して意見が言えない場合は自分の意見を付箋に書いて提出するだけでいいです。

 

そしてそれを集めて、カテゴリ別にグルーピングしていくように進めましょう。

 

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さるたろ
会議の目的は多くの意見を出すことです。

 

 

会議が盛り上がるポイント⑥決して意見を批判しない

会議が盛り上がるために必要なのは、「意見が言いやすい雰囲気です」

 

偉い人がしかめっ面で偉そうに席に座っていると、それだけで意見がでなくなります

 

意見を言っても大丈夫だという、安心できる場を作ることが求められます

 

安心できる場を作るためには、意見を批判しないことです。言ってくれた意見に「いいね」「いい意見だね」「確かに!」などと肯定しましょう

 

批判しないことを、メンバーにも徹底させて皆で肯定して雰囲気を上げていきましょう。

 

誰かが批判したら、「今の場は批判すること禁止です」と言って方向修正をすることも必要です

 

 

会議が盛り上がるポイント⑦議論に発展させない

メンバーの中には、議論したい君がいます。すぐに議論をしたがるタイプの人です。

 

出た意見に対して、その意見だけど時期はどうしたらいい? コストはどのくらいにしようか?

 

意見を深めようと議論に発展させようとする人が出てきます。これは悪気があるわけではなく思考の癖です。

 

沢山の意見を出すことが目的の場合は、議論に発展させてはダメなんです

 

会議は拡散させて→収束です。収束のタイミングで議論をするので、拡散中は議論はしないと徹底させましょう

 

  • 後日、出た意見を元に議論するので今は意見出しに集中しよう

 

 

会議が盛り上がるポイント⑧意見だけ言ってもらう

意見に集中することが何よりも大切です。そのために意見だけ言ってもらいましょう

 

詳しく説明したい君がメンバーの中に潜んでいます

 

この意見の重要性や、なぜこの意見を出したのかなど、長々と演説をはじめてしまいます。

 

また意見をいう前に前提を話したり、自信がない意見の場合に「ちょっと自信がないのですが…」など言ったりします。

 

  • 長い説明は排除すること
  • 意見の前に無駄なことを言わないこと

 

説明などせず、短く意見をいうことが大切です。

 

私は「○○○○」がいいと思います

 

ただこれだけを言ってもらう。それだけで短時間で多くの意見が出てくるようになります

 

 

会議が盛り上がるポイント⑨人の意見から連想してもらう

発想力は意見出しに重要な要素です。人の意見から連想することを言ってもらうだけでも、沢山の意見がでます。

 

  • 業務に時間がかかっているので、時間の意識を徹底させたい

 

こう言った意見は出がちですよね。こういった意見を連想します。

 

時間短縮と言えば、作業効率UPのアプリが出てますので、ITの導入を検討したらいいと思います。

 

なんどもいいんです。人の意見をもとにピンときたことを口に出すだけ。これだけで意見は倍増します

 

 

会議が盛り上がるポイント⑩ホワイトボードやモニターを使う

会議のポイントのラストです。会議をする場合に大切なのは、ホワイトボードやモニターを使うことです。

 

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さるたろ
これは必須です

 

出た意見をホワイトボードに書いてもいいし、付箋を貼り付けてもいい。

 

または大きなモニターにPC画面を映して、議事録を見ながら話してもいいです。

 

メンバー全員が一つの場所に意識を統一されることが重要です。それだけで不思議ですが盛り上がります。

 

ここでは詳しく説明しません。ホワイトボードやモニターを使って会議してない方は騙されたと思って使ってみて下さい。

 

 

 

会議が盛り上がるコツは、笑顔です

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真剣に会議に取り組むのも大切ですが、意見を出すことが目的の会議の場合は「笑顔」が重要です。

 

ふざけるとかではなく、笑顔になるような場を作ることです。

 

笑顔で、楽しみながら意見を言う場です。笑いがあれば意見を言いやすくなります。

 

心理的安心感がある場所では、自分を出すことがしやすくなります。そういった場の空気を作ることが一番大切です。

 

特に司会進行役が笑顔であること、意見に対して笑顔で受け取ることが大切

 

会議を上手に進行することに意識が向くと場を作ることができません。

 

みんなが意見を出しやすいように、笑顔で場を作ろうと「場に意識が向くと」自然と意見を言いやすい雰囲気が作れます

 

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さるたろ
笑顔で雰囲気を作りましょう

 

 

会議が盛り上がる10のポイント:まとめ

まとめます

 

  1. 目的&会議のテーマを明確にする
  2. 会議のはじめにアナウンスする
  3. 意見を拡散させる
  4. しがらみを外し、ゼロベースで意見を出す
  5. 意見が出にくいなら付箋を使う
  6. 人の意見を批判しない
  7. 議論に発展させない
  8. 端的に意見だけ言ってもらう
  9. 人の意見を連想ゲームする
  10. ホワイトボードやモニターを使う

 

上記10個のポイントを抑えるだけで、意見が出ない気まずい雰囲気を脱出することができるはずです。

 

参考にしていただければ幸いです!

 

 

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