仕事ノウハウ系

【上手くいかねぇぇ…】ビジネスで大切なコミュニケーションについて考えてみた!!

投稿日:2017-05-19 更新日:

コミュニケーションは大切だっ!!

 

わかってますぅーー!!

 

どうも、さるたろです。今回は下記でお困りの方へ

能力があるのに、組織で上手くいかない。
自分には自信があるのに、契約がとれない。
理由は解らないけど、なんかバタバタする。

ビジネスに大切なコミュニケーションについて語る記事になります。

 

春は出会いの季節。新入社員の方が社会人として活動する季節。また転勤や部署異動等があり、新しい担当者に変わったりと変化する時期です。

このタイミングって何かとトラブルがつきもの。今までと違った環境になると人間は適応するのに時間がかかったりする。または新しい担当者になり、自分の事、自社の事を理解してもらえていない事に腹立たしく思うもの。

そんな中で今回は、ビジネスにおけるコミュニケーションについて考えてみたいと思います。

 

ビジネスにおけるコミュニケーション

コミュニケーションとは別の記事>>コミュ障なんとかしたい!!でも書きましたが、人と人とか物事を円滑に進めるために必要なことです。ビジネスにおけるコミュニケーションは、ビジネスを円滑に進める能力になります。

どこの企業に行ってもコミュニケーションは大切だと、しつこいくらい言われます。

コミュニケーションが大切なことくらい知っとるわ!!と思う方の多いでしょう。そんなことくらい知ってますよ。コミュニケーションが大切なんでしょって!!わかっとる!でも具体的に、細かく、ビジネスにてどういう行動をすればいいのかまで知らない人は多いです。

更に、コミュニケーションの勘違いで多いのが、

●人と楽しく話せる
●誰とでも気軽に話せる

これが出来たからってビジネスにおけるコミュニケーションが出来てる事にならないぞって事を伝えたい!!

 

ビジネスコミュニケーションが下手な人ってどんな人?

 

昔出会った方で、凄く優秀だなぁと思う人がいました。
頭が良くて、やる気もある、実際に話すとユーモアがあって楽しい人。仕事の話をしても凄い知識もある。一般的に言う、コミュニケーション能力が高い人。仕事で関わる事があり、何度かやり取りを重ねました。そしてある時。

 

やりずらい…

と思う事が増えてきて、何となくやり難くなってきました。やり取りをすると何故か疲れるし、何か上手くいかないという感じ。
それは何故なのかと僕は分析してみました。

コミュニケーションとは、ビジネスを円滑に進めるツールです。

楽しく誰とでも話ができる能力ではないです!!!

その方から学んだ事は、ビジネスでコミュニケーションをとっていく為に必要な事って楽しく話せる能力ではなく、相手の行動を先読みして痒い所に手が届くような行動をとれる人が、本当のコミュニケーション能力が高い人物ではないかと思います。

では、実際に分析してみて解った、ビジネスコミュニケーションで大切な場面をいくつか紹介したいと思います。

 

アポの場所や時間を守れない

これは結構迷惑になる行為になります。

 

アポの場所って毎回同じではなくイレギュラーもあり急遽、いつもと違う場所になるケースも多いです。その場所を間違えてしまって、結局アポギリギリの時間になる

 

とか。

 

アポの時間より30分前に来る

 

とかです。

 

どちらも結局のところ時間に間に合ってるので何の問題もないんです。でもこれは迷惑な話ですよ。アポの場所を間違えると、今後の仕事にも不安が生じます。こいつ大丈夫か?となった瞬間にコミュニケーションとれない人物ですよね。

あとアポの時間より早めに、、凄く大切ですよね。でも5分とかならOKです。それが30分前とかって、相手は別の事に取り組んでいる最中かもしれません。アナタが来たことによって、「本来であれば出来た仕事」が出来なくなる可能性があり、物凄い迷惑をかける事になります。

自分が30分前に訪問する事で相手はどうなるのか…って考えたら、訪問したら迷惑だって答えが出るはず。この答えを出せるかどうか、考えられるかどうか、これがコミュニケーションだと思います。

 

必ず自分都合の時間を指定する

 

アポを取りに行く側は、自分が会いたいからアポ取りたいんだろって話。だったら相手の都合を配慮してアポを取っていくべきですよね。

 

アポをとる時に毎回のように、

 

明日の17時はいかがですか?と限定的に質問してくる。

 

それに対し、明日の17時は難しいので13時とかなら大丈夫ですけどね…。と返答をしても。

 

 

できれば午前中の10時頃は駄目ですか。

 

だから13時だったらって言ってるだろ!

 

 

午前中もいけるって言うたか?このーーー!!

 

アポを取るのって凄く難しいです。相手の都合を聞いてると予定が合わない。しかし相手への配慮を忘れてはダメです。確実にアポ取りたいのであれば、自分の空いてる予定を全て出してきて、どこかで合わせてもらう方が、受ける側としては楽です。

相手にストレスが掛からないように配慮するのが、ビジネスにおけるコミュニケーションです。

 

メールで済む内容なのに、電話が繋がるまで掛ける

 

とにかく電話が鳴る。

ちょっと今は電話に出れないな…。よし落ち着いたから電話掛けなおそう。掛けなおす⇒ルルル…。出ないか…。

10分後…。

 

また電話が鳴る。

うーんちょっと打合せ中だから電話無理だ…。

打合せ中30分後…。

 

また電話が鳴ってる…。

打合せ後、急いで電話を掛けなおす。

ガチャ。出た!!

 

「すみません。何度も電話掛けてもらって…どうされました?」

「こちらこそ何度もすみません。先週のイベントのお礼がしたくて…」

 

 

 

それ何度も電話する内容?

 

全て電話じゃなくてもいいですよね。それに相手もいつでも電話に出れる状態ではないので、配慮すべきですよね。お礼を言ったのに、逆にイラッとされたら意味ないですし、それならもしろお礼言わないほうがいいですよね。

これもすべてコミュニケーションです。

「ありがたい」という感謝の気持ちを伝える事が目的なので、手段はその時々で変えたって何の問題もありませんよね。この行動をしたら相手はどう思うのかを考える事がコミュニケーションだと思います。

 

連絡を取るタイミングが悪すぎる

だから!

このタイミングは電話取りづらいってえええ!!何かタイミング悪いよなーーー。

という事ありますよね。この時間は忙しいから電話じゃなくてメールの方がいいとかの配慮って必要ですよね。親密になればなるほど尚更です。だって相手が普段どんな行動をしているのか解ってくるからね。

この人は夕方の17時くらいが余裕ある。今週は出張で不在にしている。来週は会議が多いと言ってた。普段付き合ってると相手の行動って把握できます。

その状況を知っておきながら、もろに会議をしている最中とか、出張の移動中であろう時間に電話を何度も掛けるとかもの凄い迷惑をかけてる事になりますよね。

 

伝えたいのはわかりますけど、一方的すぎるんです。

 

100%ベストなタイミングは難しいでしょうけど、配慮すれば80%くらいまではなりそうですけどね。
あいての行動を考えたうえの行動はコミュニケーションだと思います。

 

複数の連絡手段をとる

電話、メール、FAX、ショートメール、LINE、PCメール、携帯メール、SNS。

現在。ビジネスにおける連絡手段は複数あります。

これ全て使えばいいってもんじゃないですよね。普段PCメールを使っているのに、携帯メールで来る時もある、ショートメールもあればLINEもある。

連絡に一貫性がなさすぎると機会損失に繋がる可能性が大きくなります。

自分の気持ちや都合で、連絡手段をかえるのは混乱したりするので気を付けるべきですよね。

 

何をすべきなのかの全体像を把握してない

ビジネスにおけるコミュニケーションで特に大切なのは、的確に誘導する事なんです。本人が全体像を把握していないと、変な誘導をする事になり、最終的にお客さんに迷惑が掛かってしまうって事になります。

全体像を把握しておくことによって、連絡のタイミングや頻度もコントロールできます。その都度、連絡を取りまくっているとお客さんも、めんどくせーーってなります。

的確に解り易く誘導することがビジネスでは求められます。

数多く連絡して、コミュニケーションをとることが美化されがちですけど、少ない連絡でも相手にしっかり伝わり、ストレスなくスムーズに進行していく事が一番のコミュニケーションです!!

 

質問した内容を正確に返答してくれない

質問は「何か解らないから」「何かを知りたいから」聞いているんですよね。これを正確に答えてあげることが良いコミュニケーションです。

 

僕が買い物に行ったときの話。

 

簡単に美味しく飲むことができるコーヒーの機械を使って試飲会をしていました。僕は興味を持ち、質問してみました。

 

「やっぱりこの機械を使うと美味しいんですか??」

 

すると。

 

「お客様。〇〇って知ってますか?」

「○○をいう技術を一番最初に開発したのが、このメーカーで世界的にも有名な〇〇なんです」

「そこから、色んな技術を取り入れ、コーヒー豆の品質にもいこだわって…」

「こーなって。あーなって。」

 

 

 

 

だから美味しいのか?

 

 

という事がありました。僕は美味しいかどうかを知りたい。そして美味しい理由は興味があれば聞きますし、説明してくれればいい。
質問した答えが出てこないと凄いストレスになります。

人間、話を聞かない状態になったら何を言っても無駄。まずは興味がある事だけ的確に答えてあげる事で「聞く態勢」になります。これ、物凄く重要!

 

本題に入るまでの時間が長すぎる

 

ビジネスシーンでよくある、「今日は暑いですね~」のフレーズ。

それはいいから本題に入ってスパッと終わらせて帰ってあげたほうが気持ちがいいですよね!!
本題に入るまでの道のりが長ければ長いほどビジネスコミュニケーションは最悪ですよね。

本題に入った時にはグッタリして話聞く状態ではなくなってます。

話は結論からって良く言われてますが、その通り。本題を真っ先に言うべきです!

 

専門用語やカタカナ語がやたら多い

 

「私どものシステム〇〇を使って解析してみたところ…」

「社内のコンセンサスが取れてなくて…」

「コミットして…。イノベーションを起こして…。イニシアチブをとっていかないと…。」

 

 

 

じゃかましーーーーわ

専門用語になると解らない人も多いので使用注意です。またカタカナ語に関しては使って分かり易い物もあれば、使ったらウザイと思われるものもあります。多用するのは避けたほうが懸命です。

>>ビジネス用語カタカナ語辞典

まとめ

コミュニケーションって凄く奥が深いと思います。

人それぞれ、生活スタイルもあればビジネススタイルもある。さらに感情があります。その人にあった言動や行動を選択して行動する事が非常に重要な事だと思います。
大切なのは観察して、考えて、行動することです。別に会話が出来なくてもコミュニケーションとれます!!

ビジネスで大切なコミュニケーションは、一緒に働く人への配慮があれば成り立つ話です。自分がどう立ち回れば、相手が動きやすいのか、ストレスなくスムーズに進むのかを考える事です。仕事がスムーズに進める相手であれば、あんまり会話が上手じゃないって人でも、どんどん仕事がくると思います。

 

相手への配慮がビジネスで大切なコミュニケーションだって話でした。

仕事ってホント大変だけど、頑張ろう!!

ということで、さるたろでした。

じゃっ(^_-)-☆

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