効果的なミーティングの進め方【いつまで会議で眠っているの？】

とりたろ

会議やミーティングが報告会みたいになって、

何も話が前に進みません。

今のままでは、やめたほうがいいと思っています

どうしたら、いいでしょう

さるたろ

こういった悩みに答えようと思います。

本記事の内容

どうしたら、会議を効果的に進めることができるのか
こんな会議なら、やめたほうがいい話

効果的なミーティングの進め方【本来、会議は何のためにやるのか】

良いミーティングや、会議ってどんな感じのことを言うのか

出来ることなら意味ある会議にしていきたいですよね。ただ集まって話をしたり、報告するだけの場所にしてはならない。

ミーティングの時間が長すぎるのは効率悪い
夜遅くなるミーティングも効率悪い

短時間で集中するミーティングにしていく必要があります。

目指す会議はこれです↓↓

新しいものを生み出す場
意思決定をする場

この２つ。それ以外なし。この２つに集中するだけです

ミーティングの進め方は、意思決定と議論する場をわける

ミーティングや会議は、承認を得て決定する内容と、新しい何かを議論し生み出す内容とわけます

その２つを、ごちゃごちゃにしたら上手く前に進まないので注意が必要です。

意思決定をする

・ミーティングで、決定する事が目的。
・議題や裏付けデータなど事前準備し、共有する
・あれこれ議論をせず、意思決定をする。（一回の会議）

※ここで重要なのは『決定する場所』である事。その場で、あれ何だっけ？　など議論をせず事前準備しておくこと。95％くらいまで進めておいて、残りの5％を決める場所にする事。しっかり準備が必要ですし、事前に共有して各々が読み込んでおく必要があります。

議論メインの生み出す場

・ミーティングの場でアイディアを出し合う
・テーマに沿った内容を事前にしっかり考えておく
・当日はしっかり議論をする。（複数回の会議）

※このミーティングは1回では終わりません。意見を出し合ってまとめていきます。参加者はテーマを理解して、事前にそのテーマに沿った「自分なりの意見」を準備して臨む必要があります。議論⇒宿題⇒議論⇒宿題　という感じで複数回、開催されます

上記の様に、ミーティングには2種類あります。

内容によって進め方が変わってきます。次に、良いミーティングを進めていく為に必要なステップやノウハウを紹介します

ミーティングの進め方は、ファシリテーターの存在が重要

ミーティングはファシリテーターの存在が重要です。

司会進行をする人ですが、この人が下手くそならミーティングも最悪になります

ミーティングの目的を見失わずに、しっかり進行しないといけません。進め方によって結果が違ってくるので、めっちゃ重要な役割なんでっせ。

次に気をつけるポイントを紹介します。

ミーティングの進め方のポイントは「テーマは絞る事」

ミーティングでは、何を議論すべきかを検討しますが、

その議題は出来るだけ絞ったほうがいいです。あれもこれも全部話したいと進めていくと、議論する内容が膨大になってしまいます。

実際に複数の内容が混ざっている会議は時間が足りないことが多いです。議題を話すだけで終わり、何も進められず、何も決まらないことが多いです

議題はできるだけ絞って少なくしたほうがいいです。←１つのテーマだけでも十分です

どうしても議論したい場合、内容に優先順位を付けておき、会議の時間が足りなかった場合、最悪諦める事も必要になってきます。

ミーティングの議題を絞る
議題に優先順位をつけておく

議題は多いと決まりません。大切なのは議題は少ないけど沢山の意見が出るほうを大切にしてください

効率よくミーティングの進め方は→「事前準備を徹底すること」

だらだらミーティングの特徴は、テーマが決まっていない、目的がぼやけています

これは月に1度、定期的に開催が決まっているミーティングによく見られます。

ミーティングの直前まで、何を議論するのか、理解していないまま参加してる方がいます

こんな人がいた時点でミーティングが上手くいくワケないです。

これはファシリテーターの人のミスです。

事前にミーティングの目的を明確にしておく
当日までに参加者すべてに、意見を準備させる

これらを参加者全員に連絡して、良いミーティングに導いていくのがファシリテーターの役目です。

ここが疎かになってしまうとミーティングが始まってから、↓↓こうなります

ミーティングの目的を忘れる
意見がぜんぜん出ないので、暗くなる

こんな感じでは、いいアイディアなど生まれるはずもありません。

良いミーティングの進め方は→初めに「ゴールとテーマ」を明確にすること

ミーティングは「ゴールとテーマ」が凄く大切です

事前に意見を準備し、ミーティングに参加してもらっています。

しかし初めのファシリテーターの誘導によって効果が違ってきます。

会議のはじめに必ず、ゴールとテーマを伝える事

ゴール：目的は〇〇です。ミーティング終了時には、○○の状態になっている事を目標にしましょう

テーマ：今回は○○がテーマです。コレを軸に進めていきましょう

どんな状態になっていたいのかを明確にして、それに向かい議論を行う。

それを全員に理解してもらう事で、参加者はそのゴール目指して議論を進めていく事ができます。

これがないと全員好き勝手に会議を進めていくことになるので話がまとまりません。

ミーティング中は、軌道修正をしながら進める

いくらゴールとテーマを明確にしても、人間忘れます。

議論が白熱してきたら脱線して話がブレてしまうものです。視野が狭くなって迷子になってしまいます

ファシリテーターはゴールに向かわせることを意識する
ゴールから話が脱線していたら、軌道修正して話をレールに戻

一緒になって話を進めるとゴールにたどり着けない可能性があります。

話がズレてきたら、ちょっと話がずれてきたので、話を戻しましょうと軌道修正を試みる。

これを、ミーティング中は何度も繰り返す必要があります

ミーティングをスムーズに進行する→「意見を否定しない空気をつくる」

普段はよくしゃべるのに、ミーティングの場になると急に黙る人いますよね。

緊張感は大切ですが、意見が出ないと意味がありません。ミーティングの目的は緊張感ではなく、活発に意見がでて、生み出すことです

なぜ意見が出ないのか

・子供っぽい意見だから言いにくい…。
・意見を言ってバカにされるかも
・カッコイイ意見言わないと…。

こんな感じで、どうでもいい事を考えています。

せっかく良い意見を持ってても言わないと、機会損失ですよね。活発に意見を出し合ったほうがいいに決まってます

大切なのは、どんな意見でも言ってもらえる場所を作ること。

※約束を決めてもいいと思います。会議のルール。

⇒どんな意見に対しても絶対に否定しない。その変わり意見が出たら拍手するとか

なんでもいいです。とにかく気軽に意見を出せる場所を意識して提供することです。

ブレないミーティングの進め方は→途中、途中で臨機応変にゴールを再設定する

ゴールを目指してミーティングをしていきますが、内容によっては、どうしても時間が足りない場合がでます。

明らかに1回のミーティングではゴールに到着できない場合も多々あります。それでも頑張ってミーティングをすすめるのも手ですが、集中力に限界があります。

だらだら進めて1時間、2時間の延長をしてから終了ってことも良くあることです。

良いミーティングをするには、ファシリテーターが、途中経過を常に意識することです

このままではゴールに到着できないと判断した場合には、残りの時間でどこまでいけるのか、と考えます

そして新たなゴールを再設定して議論を進めていく

※このままではゴールにたどり着けないので、今日の会議は○○まで決定する事にしましょう。だから集中して議論していきましょう

ってな感じです。

人間高すぎる目標には走れないですが、ちょっと高い目標は走れるものです。

ファシリテーターはミーティングの進捗具合と、参加者の集中力を観察して柔軟な決断をしていく必要があります。

次に繋がるミーティングの進め方→【終了時に意識すること】

ミーティングで議論を重ねて、いい感じになったとしても、時間がきたから終了してしまうと意味ありません。

ミーティングは、基本的に議論が拡大して飛び散ります。

ミーティングの終わり方を意識しましょう。必須項目を５つ紹介します。

①誰が担当するのか

まずコレを決めないとグダグダです。

いろんな意見が出てきて、取り組まなければならない案件が3つ出たとします。それを何となく終わらせたらNG。

３つの内容は誰が担当するのかを明確にして、役割を与えます。

そうしないと意見が出ても誰もやらないので、話が進みません

②いつまでにやるのか（期限）

しっかり担当が決まれば、それぞれいつまでにやるのか期限を設定する事。

担当になっても、その後どのように進めるのかを明確にしておかなければ意味がありません。

いつまでにやるのか期限を決めることで、遅れてプロジェクトがバタバタになることは無くなります

③必要な物、場所、人員、お金はないか？

期限に間に合わせるために、必要な物や場所はないのかを確認します。

ただ勢いで、やりますって言っても現実的に無理な場合があります。必要なもの、必要な場所、必要な人員などを確認する

現実的に可能かどうかを検討します。難しければ、サブで人員をつけるべきです

④途中経過の報告はどうするか？

設定した期限が長い場合は、みんなを信じて待つことも大切ですが蓋を開けてびっくり、何も進んでないってこともあります

それを防ぐために、中間報告をいつにして、どのように報告してもらうのかを決めます。そうすることによって経過での軌道修正もできます。

⑤次のミーティングはいつにするか、準備する物は何か？

ここまで出来たら次のミーティングの日程を決めます。そして会議までに準備しておくもの（宿題）が何なのかを明確にしておきます。

ここで準備を明確に指示しておくことで、次のミーティングがスムーズにいきます。

参考まで：駄目なミーティングの進め方はどんな感じ？

毎月1回決められた時にミーティングがあり、そこに責任者クラスの人物が集まって、

あーーーーだ、こーーーだ。

ミーティングの時間が無駄に長い
ミーティングの内容に目的がない
途中から雑談になっている

意味のないミーティングをしてる間に、現場の人は必至こいて働いてます。

時間ばかり掛けて内容はゼロ。本来議論せねばならない内容も、話が脱線してしまって何も決まらずに終了…。

最悪ですね

ダメなミーティングの進め方は→懇親会に意識が飛んでしまっている

時間ばかりかけて、内容ゼロの会議をしたあげく、更にその後は飲み会で締めくくる。

久しぶりの再会だから、懇親会をすることに意識がいってる場合があります

ぶうたろ

結果的に集まって酒飲んでるだけじゃねーか。

ミーティング時の報告も、自分達の都合の良い様にウソの報告してるしね

そんなウソの報告ミーティングで半日、会社によっては1日潰れる。しかもなーんにも決まらない。

出張交通費も無駄になるわけです

時間を掛けた＝良い会議ではない

ミーティングを振り返ってみたら、３０分くらいで終わる内容なのに、半日かけてる可能性だってある。

ミーティングは時間ではなく質ですよね。集中して本気で臨んで、結果を出せるかが良いミーティングはです

ダメなミーティングの進め方→本気で意見を言う場にならず、なーなー。

沢山の人数が集まり、しかも偉い人が多い環境の中。意見言えるワケないです。

ほとんどの社員がこう思ってるよ↓

変な意見を言ったら怒られそうだ
気に入られる意見を言わないとやばい
俺、今月実績だしてないから、静かにしとこ

偉い人に遠慮して、取り繕って当たり障りのない意見をいう場になると、そんなミーティングは時間の無駄です

ダラダラして、やっている雰囲気だけのミーティングは今すぐやめましょう

無駄だ無駄だああ