仕事ノウハウ系

出来るファシリテーターの会議の進め方!!その会議 無駄じゃないですか??

投稿日:2016-08-22 更新日:

会社の会議は意味ないからやめたほうがいい話

どうも、さるたろでございます。「プレゼン先生さるたろ」のブログに来て下さってありがとうございます。会社の会議って本当に意味がないと思いませんか?

僕は会議が嫌いでした。嫌いすぎて気が狂いそうになるくらい会議が嫌いでした。

会議という名ばかりの自己満足に付き合わされている感じ、会議用に作った報告資料が自己PRの場になっている感じ、ホント会議が嫌いだ。

ということで今回は、ダメ会議は排除して、良い会議をしようということで、効果的な会議の進め方という記事を書きたいと思います。

いわゆるダメ会議ってどんな会議?

毎月1回決められた時に会議があり、そこに責任者クラスの人物が集まって、あーーーーだ、こーーーだ。

会議の時間ながいよ、いつまで会議するのよ。意味のない会議をしてる間に現場の人は必至こいて働いてるよ。

会議の時間ばかり掛けて内容はゼロ。本来議論せねばならない内容も、話が脱線してしまって何も決まらずに終了…。

そして夜は懇親会だと酒を飲む始末

時間ばかりかけて、内容ゼロの会議をしたあげく、更に最後は飲み会で締めくくる。結果的に集まって酒飲んでるだけじゃねーか。

会議の報告も、自分達の都合の良い様に嘘言ってるのわかってるから。

そんな嘘の報告会議で半日、会社によっては1日潰れす。なーんにも決まらない。

大きい会社だと本社に責任者が集まって会議する。出張交通費も無駄になるわけよ。

時間を掛けた=良い会議

それは大きな間違い。今行ってる会議を振り返ってみると30分くらいで終わる内容なのに、半日かけてる可能性だってある。

時間ではない。如何に集中して本気で臨んで、結果を出せるかが会議だと思います。

本気で意見を言う場所ではなくなっている

沢山の人数が集まり、しかも偉い人が多い環境の中。意見言えるワケないです。

ほとんどの社員がこう思ってるよ↓

☑変な意見を言ったら怒られそうだ…。
☑気に入られる意見を言わないとヤバい…。
☑俺、今月売上悪いから意見言えないよ…。

 

本当に言ってほしい意見が上がってこない環境である事。

全員、取りつくろって当たり障りのない意見を言う場になっている。

結局は茶番だって事です。これをしっかりと受け止める事が大切だと思います。今やってる会議は本当に意味があるのか、考える必要があると思います。

そして会議の場所を本質的な意見を出せる場所にする事。何かを決定できる場所を目指すべきだと思う。

ダラダラして、やっている雰囲気だけの会議ならすぐに止めたほうがいい。

 

無駄だ無駄だああ

 

ってな事で、より良い会議にするために次から本題に入ります。本題までが長くて申し訳ないっ

 

本来の会議のあり方について

良い会議ってなんでしょう?

出来ることなら意味ある会議にしていきたいです。ただ集まって話をする場所にしてはならない。ただ報告する場所にしてはならない。

ホンマに無駄な時間を過ごしてはダメですよね。しかも夜遅くなる会議なら余計にダメです。集中力なくなるから

 

目指す会議はこれです↓↓

☑新しい物を生み出す場所
☑何かを決定する場所

この2つ。それ以外なし。この2つに集中すること。

 

『決を取る場』と『生み出す場所を使い分ける』

 

会議とは、承認を得て決定する内容のものと、新しい何かを生み出す内容のもの。それを議論する場所です。

その2つを、ごちゃごちゃにしたら上手く前に進まないので注意が必要です。

決を取る場所

・会議の場所で決定する事を目的としている。
・ほぼ決定した提案書やプレゼン資料を準備しておく。
・あれこれ議論をしない。(一回の会議)
※ここで重要なのは『決定する場所』である事。その場所でアレコレ議論をしてはなりません。95%くらいまで進めておいて、残りの5%を決める場所にする事です。しっかり準備が必要ですし、完璧な提案書やプレゼン資料が必要になってきます。

生み出す場所

・会議の場所でそれぞれのアイディアを出し合う
・テーマに沿った意見をある程度準備して臨む
・しっかり議論をする。(複数回の会議)
※この会議は1回では終わりません。意見を出し合い形にしていく会議になります。だからといって丸腰で臨むことはしてはいけないです。参加者はテーマを理解して、そのテーマに沿った「自分なりの意見」を準備して臨む必要があります。

 

上記の様に、会議には2種類あると思います。進め方が変わってきます。次に、良い会議を進めていく為に必要なステップやノウハウを書いていきます

 

会議ではファシリテーターが重要(司会進行役)

会議を行うのに重要な役割はファシリテーターです。司会進行役の人の事ですが、このファシリテーターが下手くそなら、会議も最悪になります。

しっかりと進行していく必要があります。進行によって結果が違ってくるので、もの凄く重要な役割なんでっせ。

次に気をつけるポイントを紹介します。

会議のテーマは絞る事

会議では、何を議論すべきかを検討しますよね?

その内容を出来るだけ絞ったほうがいいです。あれもこれも全部話したいと進めていくと、議論する内容が膨大になってしまいます。

実際に複数の内容が混ざっている会議は時間が足りないことが多いです。限られた時間の中で議論しなければならないです。議論はある程度の時間が必要です。

できるだけ絞って議論内容は少なくしたほうがいいです。
どうしても議論したい場合、内容に優先順位を付けておき、会議の時間が足りなかった場合、最悪諦める事も必要になってきます。

内容を絞って、更に優先順位をつける。

事前準備を徹底すること

ダラダラ会議の特徴にテーマが決まっていない事が多々あります

これは月に1度、定期的に開催が決まっている会議によく見られます。会議の直前まで、会議がスタートするまで、

何を議論するのか、理解していないまま参加してる方がいる

 

こんな人物がいた時点で会議が上手くいくワケない。これはファシリテーターの人のミスですよね。

まず事前に会議で何を議論するのかって事を明確にしておくこと。当日までに参加者すべての人に意見を準備してもらうこと。

それを連絡して、導いていくのがファシリテーターの役目です。

ここが疎かになってしまうと会議をスタートしたはいいが、良い意見が出るワケなく。会議がグダグダになって終了してしまいます。

 

会議のはじめに、テーマとゴールを明確に伝える事

これが凄く重要です。

事前に意見を準備し、会議に出席してもらっています。しかし初めのファシリテーターの誘導によって効果が違ってきます。

会議のはじめに必ず、テーマとゴールを伝える事

 

テーマ::今回の会議は○○がテーマです。コレを軸に進めていきます

ゴール::そして会議が終了する時は、○○の状態になっている事を目標にしましょう

 

どんな議論を行い、その結果どうなっていたいのか、全員に理解してもらう事で、参加者はそのゴール目指して議論を進めていく事ができます。

これがないと全員好き勝手に会議を進めていくことになるので話がまとまりません。

 

都度、軌道修正する

いくらテーマとゴールを明確にしても、人間忘れます。議論が白熱してきたら脱線して話がブレてしまうものです。

ファシリテーターはレールの上を歩かせないとなりません。
話をレールに戻してあげる軌道修正を意識しないとダメなんです

一緒になって話を進めるとゴールにたどり着けない可能性があります。話がズレてきたら、話を振って修正するのを繰り返し実施してください。

 

意見を否定しない空気をつくる

会議の場の意見って出しにくいものです。

・子供っぽい意見だから言いにくい…。
・意見を言ってバカにされるかも
・カッコイイ意見言わないと…。

ってどうでもいい事考えてしまうものです。

せっかく良い意見があっても言わない、言えないって人多いです。もしかしたら凄い良い意見を持っているかもしれないです

だからこそ、どんな意見でも言ってもらえる場所を作ることが大切です。

※約束を決めてもいいと思います。会議のルール。

⇒どんな意見に対しても絶対に否定しない。その変わり意見が出たら拍手するとか

なんでもいいです。とにかく気軽に意見を出せる場所を意識して提供することです。

 

会議の途中で臨機応変にゴールを再設定する

あるゴール目指して会議をしていきますが、どうしても時間的な問題や内容にもより、明らかに1回の会議ではゴールに到着できない場合も多々あります。

そこで突っ走って会議をすすめるのも手ですが、集中力にも限界があります。

そのままダラダラ進めて時間が足りなくて終了ってことも良くあることです。

ファシリテーターの人は、途中経過を常に意識します。

このままではゴールに到着できないと判断した場合には、残りの時間でどこまでいけるのか、と考えるべきなんです。

そして新たなゴールを再設定して議論を進めていくべきなんです

※このままではゴールにたどり着けないので、今日の会議は○○まで行くって事にしましょう。だから集中して議論していきましょう

 

ってな感じです。人間高すぎる目標には走れないですが、ちょっと高い目標は走れるもの。ファシリテーターは柔軟な決断力が必要なんですね。

 

会議を上手く終了させる為の必須項目

ある程度議論がスムーズにいき、ゴール間近になってきたとします。そこで終了してしまったらすべてがパーになってしまいます。

会議ではいろんなプロジェクトの話が進んでいくもので、それに対して絶対に決めなければならない事があります。それが会議を終了させる為の必須項目です。

その項目がクリアできたら終了したらいいです。その必須項目を5つ紹介します。

①:誰が担当するのか

まずコレを決めないとグダグダです。

いろんな意見が出てきて、取り組まなければならない案件が3つ出たとします。それを何となく終わらせたらNG。

この3つの案件を誰が担当するのかを明確にして責任を負わせないとダメ。明確に誰が担当するのかをハッキリする事です。

 

②:いつまでに仕上げるのか(期限)

ハッキリ担当が決まれば、それぞれいつまで仕上げるのか期限を設定する事です。担当になっても、その後どのように進めるのかを明確にしておかなければ意味がありません。

それぞれ、いつまでにやるのか期限を明確にしてもらうことで、進捗状況が遅れてバタバタすることが無くなります。

③:必要な物や場所はないか?

その期限をクリアする為に、必要な物や場所はないのかを確認します。

ただ勢いで、やりますって言っても現実的に無理な場合があります。必要な物や場所を確認することによって、現実的に可能かどうかを判断することができます。

これは意識してヒヤリングしてみるべきです。

④:途中経過の報告はどうするか?

期限が長い場合、それを信じで待つことも大切ですが、蓋を開けたら失敗してたってマズイですよね。

それを防ぐために、中間報告をいつにして、どのように報告してもらうのかを決めてもらいます。そうすることによって経過での軌道修正もできます。

 

⑤:次の会議はいつにするか、準備する物は何か?

ここまで出来たら次の会議の日程を決めます。そして会議までに準備しておくものが何なのかを明確にしておきます。

ここで準備を明確に指示しておくことで、次の会議がスムーズにいきます。

 

まとめ:会議は準備と進め方が全て

グダグダな会議をして、あの会議って意味ねえよなっ言われたらダメ。

実際に会議=意味がないって思っている方はメッチャ多い

それは意味のある会議をしていないからだと思います。しっかり準備をして臨み、テーマとゴールに沿って議論して、次につながる意見を出し合っていけば、意味のある会議になります

ダラダラ長い会議をしているのであれば、それは進め方に問題があります。会議はファシリテーター(司会進行)が大切です。

みんなをリードしてやってください。そうすれば意味のある会議になります。

ってな感じです。長々と書いてしまって申し訳ありません。わかりにくい箇所は都度追記していく予定です。

良い会議をしたら、、会議への考え方も変わるものですよ。

 

それではグダグダ会議もこれでオサラバだぜい

 

 

ふーーー。トイレトイレ。

 

 

じゃっ(^_-)-☆

 

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