伝わりやすい文章ってどうやって書けばいいのですかー？ 教えてくださいませ。
伝わりやすい文章を書くために必要なこと
伝わりやすい文章ってどんな文章でしょうか…。そしてそんな文章を書けるようになるにはどうすればいいのか…。
正直、文章って難しいですよね…。僕も凄く苦手でしたし、今でも苦手です。
そんな僕ですが、2015年にブログを始めてからずっと記事を書いてきてまして
800記事も書いていると、頭で考えるようにも先に手が動く感じになります。
まず最初に重要な点は、
重要です
伝わりやすい文章を書くためには、何度も文章を書いて、まずは文章に慣れることが必要です
伝わりやすい文章を書くためには、まず「書くことに慣れる」こと
文章に慣れてくると自分の文章には癖があることに気付きます。そして表現にも癖があることに気づいたりします。
僕もブログ記事を300記事くらい書いてから、後で１つづつ読み返してみました。
すると何が言いたいのか解らない記事ばかりで愕然としました。恥ずかしくて300記事をすべて書き直しました…。
伝わりやすい文章を書くには、文章に慣れることも大切ですが、何より大切なことは相手に意識を向けることです
伝わりやすい文章を書くには、誰に何を伝えたいのか考える
自分の書きたいことを書くのではなくて、読み手のことを考えることが重要です。
読み手は誰か、何に困っているのか、そしてどんな文章を書けば伝わるかを考える必要があります。
子供に書くのであれば、文章も柔らかくわかりやすい表現にするべきでしょう。
上司に書くのであれば、多少の業界用語を使っても大丈夫でしょう。
ここまでをまとめます。伝わりやすい文章を書くために必要なこと
- 苦手でも沢山文章を書いて慣れること、
- 慣れて自分の癖を見つけること
- 何を書くかより、誰に書くのかが大切
上記のことを参考に、具体的に文章を書くコツを紹介します
伝わりやすい文章を書く５つのコツ【800以上記事を書いた僕が解説】
800記事以上、記事を書いてきました。その中でこれだけは抑えておいた方がいいこと「コツを５つ」紹介します。
①伝わりやすい文章は、簡単な言葉を使う
伝わりやすい文章っていうものは、ストレスがない文章のことです。
ぶっちゃけ国に提出する書類とか難しいと思いませんか？ 難しい漢字を使いまくっているので読みたく無くなります。
下の文章ってどうでしょう↓
所定の項目に沿った検査を実施して頂き、可及的速やかに報告して頂くようお願い申し上げます。
項目に沿って検査して、報告してくださいね。ってことですよね
何故か難しい感じを使い、長ったらしく書いてますが要するに伝わればいいんです！
②ダブった表現を削除して伝わりやすい文章をつくる
文章を書いているとダブった表現を沢山使ったりします。
会議がはじまる、いちばん最初に各部署のリーダーからそれぞれ課題を報告してもらいたいです。
「会議のはじめ」と「いちばん最初」はどっちも最初ですよね。
各部署の「各」と「それぞれ」はどっちも同じですよね。
会議のはじめに各リーダーから課題報告をお願いします。
で伝わります。
③伝わりやすい文章は、できるだけ短い表現にする
伝わりやすいのは、読むことにストレスを感じないってことです。
長い文章はそれだけでストレスを与えます。一度文章を書いてみて、そこから短い表現ができないか考える必要があります。
頭に浮かんだことを文章にしてみると、長ったらしい表現になります。
新しい技術を導入することによって、現在課題となっている事務作業などのルーティン業務に関わる作業時間が大幅に削減できると思います。よって人件費を削減できます。
短い表現に変えると↓
IT化にするとルーティン業務のコストが削除できる。
④連続した漢字を使わない。ひらがなを積極的に使う
漢字を多用する事で非常に重苦しい雰囲気になります。←重たいですよね
下を見てください。
必要事項等ご記入頂き改めて御提出お願い致します。
必要なことを記入していただき、ご提出お願いします。
漢字が連続しそうな文章であれば「ひらがな」を間に入れることで読みやすくなります。
⑤書いた文章で、いらないものは出来るだけ削っていく
文章には無くてもいいものがあります。
基本的に、部下を認めるということが次世代のリーダーに求められることである。
「基本的」も何が基本的なのか意味不明なのでいりませんし、「ということ」とか「こと」も、くどいです。
部下を認めることが次世代リーダーに求められるスキルである。。
以上が５つのコツでした。
伝わりやすい文章は配慮だと思います
伝わりやすい文章は、相手への配慮だと思います。
みんな読んでる時間はない。ってかめんどくさい
文章を見たときに、一瞬で頭の中に入ってくるように文章を工夫する必要があると思います。
相手に意識を向けて、どんな表現をすれば伝わりやすいか、考えながら書くことが大切だと思います。
まとめ
伝わりやすい文章は、難しくしないことです。
簡単で、わかりやすい表現で、シンプルにすること。
相手のことを考えて、何度も文章を書いて慣れていきましょう！！
僕も頑張り続けます！！