なぜ優先順位がつけられないのか【原因&対策 / 詳しく解説】

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さるねずみ

仕事の優先順位をつけるのが難しいです。決めても間違ってるんじゃないかと不安です。上司や先輩にも指摘されるし…。何か良い方法があれば教えてよー。

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さるたろ
こういった悩みに答えようと思います。

 

本記事の内容

  • 優先順位をつけれない人の原因
  • マトリクスを使って理解する
  • どうすればいいのか

 

 

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さるたろ
ではいってみましょう
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さるねずみ
よろしくお願いしやす

 

 

 

なぜ優先順位がつけられないのか【原因&対策 / 詳しく解説】

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優先順位をつけれない人の多くは、視野が狭くなっていることが原因です

 

視野が狭くなることで短期的なものの見方になり、優先順位が高いと思って行動しても、

 

周りから見たら、「今はそれじゃねーだろ」とか言われて、凹んでしまう

 

起きている事を見るのではなくて、前後をしっかり捉えておくことが必要です。

 

シンプルに視野を広げる努力が、優先順位を正確に捉えられる唯一の方法です。

 

 

優先順位がつけられない原因

 

なぜ優先順位がつけられないのでしょうか。

 

原因は3つです

 

  • 今いる仕事環境について理解が足りてない
  • 目標ではなく、目的の理解が足りてない
  • いつ、誰が、何を、するのか、理解してない

 

これが大きな原因です。

 

どういうことか図で説明します。まずは仕事の全体像です↓↓

 

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仕事の環境は、会社のルール、仕組み、流れ、業界の専門知識、担当者の仕事内容など…。

 

目的は、目標の先にあるもので「何のために」の問いに答えるもの、その仕事は何のためにやっているのかの理解。

 

これが仕事の全体像です。仕事環境から目的まで理解すると全体像がつかめます。

 

全体像が見れたとき、そこに向かうために色んな人がかかわっていることを見ます。

 

目的に到達するのは、1人ではなくチーム全体で向かいます

 

いつ(when)、誰が(who)、何を(what)、するのか(will)→4Wを把握するともっと全体が見れます

 

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さるたろ
では、問題の優先順位がつけられない人の視野については

 

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さるねずみ
視野せまいなーー

 

優先順位がつけられない人は、今この瞬間に起きてる目の前のことしか見えてないことがほとんどです

 

仕事は目標の先にある目的のために、いろんな人と協力して向かっています。

 

道中、いろんなトラブルが起きます。しかも複数同時に起こったりしますね。トラブルだけを見ている人が視野が狭い人です

 

 

優先順位がつけられない人は、トラブルだけ見ている

 

優先順位がつけられない原因は、仕事の全体像を見れてなくて、

 

道中で起こる全てのトラブルだけを、見ているから決めることができないわけです

 

起こる全てのトラブルを受けて、仕事の全体と照らし合わせた時に、初めて優先順位が見えてきます

 

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仕事を理解し、何のために動いているのか理解し、そこにはいつ、誰が、何を、するのかを理解していれば

 

起きたトラブルが、大変なことなのか、急ぐものなのか、どうでもいいことなのか判断することができます

 

全体を把握できていない人は、トラブルが起きても大変なことなのかどうか判断できません。

 

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さるねずみ
わかったような、わからないような…。

 

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さるたろ
じゃあ、野球を例に出して、嚙み砕いて説明します

 

 

野球の仕事環境(ルール、流れ、仕組み、誰がやるのか)は理解できますね?

 

目的は、団結して1点でも多く点を取り、相手チームに勝つことです。

 

これを全く知らない人が、試合に出た時、どこにボールを投げたらいいのか、優先順位なんて判断できません

 

仕事環境(ルールや、流れ、仲間)を理解し、目的を明確にもっている選手が集まっているから、

 

ボールを受けた時に、どこに投げたら一番効果的なのか判断できます。

 

今はホームランを狙うべきか、塁に出ることが先決なのか、犠牲フライでもいいのか、バントがいいのか、

 

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さるたろ
全体像をよく理解している監督だから指示できるし、判断できます

 

仕事もまったく一緒です。仕事環境と目標の先の目的を理解し、一緒働くメンバーの仕事内容や特徴を捉えてるからこそ、

 

起きたことに対する、優先順位が立てられるってことです。

 

解決策は、仕事と目標とメンバーを理解することです

 

 

 

優先順位がつけられない人へ、具体的にどうすればいいか

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具体的な方法としては、アイゼンハワーのマトリクスを使うのが効果的な方法だと思います。

 

すごく有名なマトリクスですね。

 

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内容と時間のマトリクスです。重要なことなのか、緊急なことなのかの軸ですね。

 

  • 重要だし、緊急→ 今すぐにやるべきこと
  • 重要だけど、急いでない→時間が掛かってもやる大切な仕事
  • 重要じゃないけど、急いでる→影響はない仕事だけど、急いでやりたい
  • 重要じゃないし、急いでない→マジでどうでもいい仕事

 

こんな風に、優先順位を決めるにはもってこいのマトリクスです。

 

重要で緊急の仕事は第一優先でやり、

 

重要で急いでないものは計画を立ててコツコツ進める。

 

重要じゃなく、緊急なものは一瞬で処理する。

 

重要じゃなく、急いでない仕事は、ほぼ無駄な業務なので自動化するなど工夫する

 

大切なことは、何が重要で、何が緊急なのかを判断できる状態に自分がなっていることです

 

重要なのか、緊急なのかを判断できない人は、どうでもいい仕事をやってしまいます。

 

正しく分類して、正しく着手できるようにする。それには↓↓これです

 

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まずは全体像をしっかり理解することから、はじめる。

 

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さるたろ
ぼんやり理解している人は、もう一度基本に戻ってみましょう

 

会社のルール、仕組み、業界のこと、専門知識、流れ、仲間の仕事を知る努力をする。

 

今自分がしている仕事は、何のためにやっているのか目的を明確にする努力をしてみる。

 

すると結果的に優先順位をつけれる状態になります。今何をすべきかの判断は全体を知ってるからこそ出来ることです

 

 

 

優先順位がつけれない→まとめ

 

優先順位は、よく理解しているから出来ることです。

 

つけれないから=俺はダメな奴だし、仕事できない奴だとレッテルを貼らないでくださいませ。

 

ちゃんと理解できてないだけで、自分の能力が低いわけではないです。

 

もう一度基本に立ち返って、仕事の理解と目的の理解を深めてみてはいかがでしょう!

 

では長くなりましたが、この辺で失礼しやす

 

 

 

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