仕事の効率を上げたいです。いろいろ工夫しているけど、効率が上がりません。何かいい方法はありませんか？！
本記事で学べること
- 仕事の効率を超UPする方法について
- なぜ効率が上がるのか
仕事の効率が「超ＵＰ］する方法【答え→仕事を入れるタイミング】
仕事の効率を超UPさせたいなら、方法は一つです
しかも、めんどくさいと思ってる仕事を、隙間にいれることです。
こんな感じです
- 13時～14時→来客対応
- 14時～15時→プレゼン資料準備
- 16時～17時→プレゼン発表
こんな風にめんどくさい仕事を間に入れることで、効率が爆上がりします。
なぜならプレゼン発表があるから、やらざるを得ない状況になっているからです
仕事の効率は集中力です暇な時に発揮しません
1日時間をとって仕事をしようと思っても、2時間で出来る仕事が、
気がついたら8時間くらい掛かってしまったってことが良くあります。
意識を仕事だけに集中させるために必要なのは、そのことしか見えない状況を作り出すこと
上で紹介したとおりに、16時からプレゼン発表があるのに、何も準備してなかったら、
マジでやらないといけないから、ファッションのこととか、下ネタとか考えてる場合じゃない
仕事の効率「超UP」には、めんどくさい仕事を把握しよう
仕事の効率UPで大切なのは、隙間にいれることですね。
しかもめんどくさい仕事を隙間にいれることで、やらざるを得ない状況になり、集中力が増します。
なぜめんどくさい仕事を隙間にいれる必要があるのかについてですが、
イメージしてみてください。めんどくさい仕事＝逃げたいことですね。やりたくないですよね。
時間に余裕がある時にめんどくさい仕事は、進まない
めんどくさい仕事＝苦痛です。無意識は苦痛から遠ざける性質があるので集中力を散漫にします。
僕にとって「めんどくさい仕事」は書類作成と事務仕事です。
- 会議は好きだけど→会議の資料を作るのが嫌い
- プレゼンは好き→プレゼン資料はめんどくさい
こんな感じの仕事がめんどくさいわけです。
月曜日にプレゼン発表の場合に、土日の2日を使って準備しようと思って臨みます
- 土曜日だらだらする
- 日曜日があるから、大丈夫…。
はい。これで土曜日が終了です
- 日曜日もだらだらしながら焦る
- 夕方になり、なんとか手をつける
- 夜めんどくさくなる
- プレゼンは月曜日の15時からだから…
- よし、月曜の午前中にやろう
土日の48時間を使うと、時間があるから逃げれると思っているので集中力を発揮できないんです
皆さんもこんな経験あると思います。
だから仕事の効率を超UPさせるなら、面倒くさい仕事を隙間にいれることです。
大切な予定を入れる
これはどういうことかと言うと、
大切な予定を入れることで、面倒くさい仕事を強制的にしないといけなくなります
普通の流れは、調べ物をして書類を作って、上司に報告する流れです。
ここで大切な仕事は、上司に報告することですよね
上司に報告する仕事を先に決めます。今まだ書類ができてない状態で上司に話しかけます
こうなったら14時までに調査して資料を作らないといけません。
決めちゃってから、それまでに作ることで効率は超UPします
関連記事自分を成長させるために必要なもの【逃げられない環境です】
仕事の効率は、ちょっとした工夫でUPする。（ポイントを紹介）
仕事の効率UPは集中力です。だらだらせずに短い時間でやり遂げることが必要です。
こうですね↓↓
- 報告用の資料
- ↓↓↓間に合わせる↓↓↓
- 【入れる】上司に報告をする
このやり方はマジで効率UPします。でも危険ですよね。
- 資料が間に合わなかったらどうするの？
- 急いで質が落ちたらダメでしょ
- 途中、緊急で別の仕事が入ったら？
こんな感じのことが不安になると思うので、ポイントを解説します。
仕事の効率をUPするポイント①自分の力量を把握しておく
ここで紹介している効率UP術は、強制的にやる方法なので確かに危険性はあります。
自分はどのくらいのスキルがあるのか意識したことはありますか？
それを意識して仕事していると、
- 簡単な書類は30分程度
- 会議の資料は2時間くらい
- 1時間のプレゼンは半日必要
- 講演会なら1日以上かな…。
こんな感じであらゆるシーンにおいて自分の仕事のスピードはどれくらいか知る必要があります。
それを見越して、プラス1時間くらい余裕をもって予定を組めばできます。
仕事の効率をUPするポイント①質の向上のため、時間を切り分けて仕事する
僕はこれをめっちゃやってます。例えば上司に企画書を作成してくれと頼まれたとします。
企画書作成という業務を２つに切り分けます
- アイディアを出す
- 書類をPCで作る
こんな感じで２つにわけます。僕にとっては書類を作るのがめんどくさいので、
面倒くさい仕事は、上司に報告する日の朝にやります。
その朝のために、その時まで空いた時間で色んなアイディアをメモしておくんです。
アイディア＋書類作成を一緒にするのは大変です。アイディアなんて日常生活に散りばめられてます。
うんこしながらアイディアに意識を向ける
しょんべんしながらアイディアに意識を向ける
手を洗いながらアイディアに意識を向ける
こんな感じで、やるとストレスなく色んなアイディアが浮かんできます。
それを何でもいいのでメモします。
そして上司に報告する日の朝、2時間しかありません
これで質を落とすことはないと思います
よって→緊急で別の仕事が入ってもなんとかなります
以上のことから、緊急で別の仕事が入って書類が作成できなくても何とかなります。
書類を作成できなかったことは、緊急対応にて申し訳ないと謝るべきです
常日頃の生活でアイディアを考えてメモしている行動は、考えている証拠なので
口頭でも説明できるし、ホワイトボードを使っても説明できます。
これを繰り返していると、仕事の効率は上がるし、頭の回転が速くなります。必要なのは繰り返しやること！
仕事の効率が「超ＵＰ］する方法→まとめ
時間を使っても効率は上がりません。少ない時間だからこそ効率があがります。
だらだらするのではなく、忙しい時に敢えて仕事を入れて、休みには思い切って休むほうが効率上がります
僕たちが思っているよりも、自分は結構やってくれます。
隙間に仕事を入れて、集中して作業する。
一度やってみてください。思っているよりもできますよ！！