仕事の効率が「超UP]する方法【答え→仕事を入れるタイミング】

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とりたろ

仕事の効率を上げたいです。いろいろ工夫しているけど、効率が上がりません。何かいい方法はありませんか?!

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さるたろ
こういった悩みに答えようと思います。

 

本記事で学べること

  • 仕事の効率を超UPする方法について
  • なぜ効率が上がるのか

 

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さるたろ
ではいってみましょう
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とりたろ
よろしくお願いします。

 

 

 

仕事の効率が「超UP]する方法【答え→仕事を入れるタイミング】

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仕事の効率を超UPさせたいなら、方法は一つです

 

これが答え→仕事を入れるタイミングを忙しい時の隙間にいれること

 

 

しかも、めんどくさいと思う仕事を隙間にいれることです。

 

こんな感じです

 

  • 13時~14時→来客対応
  • 14時~15時→プレゼン資料準備
  • 16時~17時→プレゼン発表

 

 

こんな風にめんどくさい仕事が間に入ることで、効率が上がります。

 

なぜならプレゼン発表があるから、やらざるを得ない状況になっているからです

 

 

仕事の効率は集中力です。(暇な時ときには発揮しない)

 

1日時間をとって仕事をしようと思っても、2時間で出来る仕事が、

 

気がついたら8時間くらい掛かってしまったってことが良くあります。

 

これは集中力が散漫になってしまっているので、仕事そのものに意識が向かないからです

 

 

意識を仕事だけに集中させるために必要なのは、そのことしか見えない状況を作り出すこと

 

上で紹介したとおりに、16時からプレゼン発表があるのに、何も準備してなかったら、

 

マジでやらないといけないから、ファッションのこととか、下ネタとか考えてる場合じゃない

 

集中力を発揮しようと思って発揮できるものではなく、発揮しないとヤバイとなったら集中します

 

 

 

 

仕事の効率「超UP」を実現するには、めんどくさい仕事を把握すること

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仕事の効率UPで大切なのは、隙間にいれることですね。

 

しかもめんどくさい仕事を隙間にいれることで、やらざるを得ない状況になり、集中力が増します。

 

ここで重要なのは、自分にとってめんどくさい仕事って何? ってことを知っておくことです

 

 

なぜめんどくさい仕事を隙間にいれる必要があるのかについてですが、

 

イメージしてみてください。めんどくさい仕事=逃げたいことですね。やりたくないですよね。

 

人間は苦痛から逃げたいので、逃げれる状態の時は他の事を考えたりします

 

 

 

時間がある時に「めんどくさい仕事」は進まない

 

めんどくさい仕事=苦痛です。無意識は苦痛から遠ざける性質があるので集中力を散漫にします。

 

僕にとって「めんどくさい仕事」は書類作成と事務仕事です。

 

  • 会議は好きだけど→会議の資料を作るのが嫌い
  • プレゼンは好き→プレゼン資料はめんどくさい

 

 

こんな感じの仕事がめんどくさいと思うものです。

 

月曜日にプレゼン発表の場合に、土日の2日を使って準備しようと思って臨みます

 

  • 土曜日だらだらする
  • 日曜日があるから、大丈夫…。

 

はい。これで土曜日が終了です

 

  • 日曜日もだらだらしながら焦る
  • 夕方になり、なんとか手をつける
  • 夜めんどくさくなる
  • プレゼンは月曜日の15時からだから…
  • よし、月曜の午前中にやろう

 

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ぶうたろ
じゃあ、月曜日にやれば良かったじゃねーか

 

土日の48時間を使うと、時間があるから逃げれると思っているので集中力を発揮できないんです

 

皆さんもこんな経験あると思います。

 

だから仕事の効率を超UPさせるなら、面倒くさい仕事を隙間にいれることです。

 

 

大切な予定を先に入れて→隙間に面倒くさい予定を入れまくれ

 

これはどういうことかと言うと、面倒くさい仕事を隙間にいれるのではなくて、

 

大切な予定を入れることで、隙間に面倒くさい仕事が強制的に入ります

 

例えば→もしあなたが上司から何か調べ物を頼まれていた場合をイメージしてください

 

普通の流れは、調べ物をして書類を作って、上司に報告する流れです。

 

ここで大切な仕事は、上司に報告することですよね

 

上司に報告する仕事を先に決めます。今まだ書類ができてない状態で上司に話しかけます

 

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さるたろ
あの部長、調べ物の件ですが、午後には出来上がるのでお時間あれば、報告したいのですか…。
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ぶうたろ
よし、じゃ14時で!

 

こうなったら14時までに調査して資料を作らないといけません。

 

決めちゃってから、それまでに作ることで効率は超UPします

 

 

 

仕事の効率は、ちょっとした工夫で本当に実現できます。(ポイントを紹介)

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仕事の効率UPは集中力です。だらだらせずに短い時間でやり遂げることが必要です。

 

ここで紹介しているのは、予定をいれて逃げれない状態にして、面倒くさい仕事をやり遂げる方法です

 

こうですね↓↓

 

  • 報告用の資料
  • ↓↓↓間に合わせる↓↓↓
  • 【入れる】上司に報告をする

 

このやり方はマジで効率UPします。でも危険ですよね。

 

  • 資料が間に合わなかったらどうするの?
  • 急いで質が落ちたらダメでしょ
  • 途中、緊急で別の仕事が入ったら?

 

こんな感じのことが不安になると思うので、ポイントを解説します。

 

 

仕事の効率をUPする→自分の力量を把握しておくこと

 

ここで紹介している効率UP術は、強制的にやる方法なので確かに危険性はあります。

 

そもそも納期に間に合わなかったらどうしよう…←この気持ちも理解できます。僕もそうでした。

 

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さるたろ
必要なのは自分の力量を把握することです

 

自分はどのくらいのスキルがあるのか意識したことはありますか?

 

それを意識して仕事していると、

 

  • 簡単な書類は30分程度
  • 会議の資料は2時間くらい
  • 1時間のプレゼンは半日必要
  • 講演会なら1日以上かな…。

 

こんな感じであらゆるシーンにおいて自分の仕事のスピードはどれくらいか知る必要があります。

 

それを見越して、プラス1時間くらい余裕をもって予定を組めばできます。

 

自分が思っているよりも、集中したら凄いスピードで出来たりします

 

 

仕事の効率をUPする→質の向上のため、別の時間を利用する

 

僕はこれをめっちゃやってます。例えば上司に企画書を作成してくれと頼まれたとします。

 

企画書作成という業務を2つに切り分けます

 

  • アイディアを出す
  • 書類をPCで作る

 

こんな感じで2つにわけます。僕にとっては書類を作るのがめんどくさいので、

 

面倒くさい仕事は、上司に報告する日の朝にやります。

 

その朝のために、その時まで空いた時間で色んなアイディアをメモしておくんです。

 

アイディア+書類作成を一緒にするのは大変です。アイディアなんて日常生活に散りばめられてます。

 

うんこしながらアイディアに意識を向ける

 

しょんべんしながらアイディアに意識を向ける

 

手を洗いながらアイディアに意識を向ける

 

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ぶうたろ
トイレ以外のタイミングで意識向けろよ

 

こんな感じで、やるとストレスなく色んなアイディアが浮かんできます。

 

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さるたろ
日常の何気ない時間を無駄にしないことです

 

それを何でもいいのでメモします。

 

そして上司に報告する日の朝、2時間しかありません

 

しかし、アイディアを書類にまとめるだけなので、アレコレ考えずに書類作成をいう業務に没頭できます。

 

これで質を落とすことはないと思います

 

 

よって→緊急で別の仕事が入ってもなんとかなります

 

以上のことから、緊急で別の仕事が入って書類が作成できなくても何とかなります。

 

書類を作成できなかったことは、緊急対応にて申し訳ないと謝るべきです

 

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さるたろ
でも大切なのは、その状況でもなんとかできます

 

常日頃の生活でアイディアを考えてメモしている行動は、考えている証拠なので

 

口頭でも説明できるし、ホワイトボードを使っても説明できます。

 

これを繰り返していると、仕事の効率は上がるし、頭の回転が速くなります。必要なのは繰り返しやること!

 

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さるたろ
でも本当に大切な書類は事前にやっておいてね。

 

 

仕事の効率が「超UP]する方法→まとめ

 

時間を使っても効率は上がりません。少ない時間だからこそ効率があがります。

 

だらだらするのではなく、忙しい時に敢えて仕事を入れて、休みには思い切って休むほうが効率上がります

 

僕たちが思っているよりも、自分は結構やってくれます。

 

隙間に仕事を入れて、集中して作業する。

 

一度やってみてください。思っているよりもできますよ!!

 

 

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