社内コミュニケーションを活発にとることが、組織の活性化に繋がると思っていたけどよ。なんか最近チームがどんよりしてるような気がすんだよな。なんだ俺、間違ってんのか？
本記事で学べること
- どうすればチームが活性化するのか
- 社内コミュニケーションの取り方について
社内コミュニケーションの勘違い【取ることが活性化ではない】
ここでは社内コミュニケーションを通じて組織を活性化させることに焦点を当てて進めていきます。
社内コミュニケーションを勘違いすると、社員がやる気なくして組織がどんよりします
社内コミュニケーションをはかる環境が急激に変化しています
組織が活性化するためには、コミュニケーションが必要だと言われてました←これは昔の話です
昔は、社員同士がコミュニケーションをとる場も、ツールも少なかったですよね。
現在はどうでしょう
- 電話
- メール
- LINE
- グループLINE
- チャット
- Googleカレンダー連携
- 社内共有フォルダ
- グループウェア
- ZOOM
- 報告書（日報、週報、月報）
- 会議用の資料
ざっと出してもこれだけコミュニケーションをとるツールがあります。
メールだけでもこんなデータが発表されています
日本人がメールをチェックする時間は平日平均で、仕事関連のメールは77分、私用のメール53分
こんな感じでメールの確認だけでも1時間以上かけています。（社内だけではなく、社外も含めてです）
メールだけでも多くの時間を費やすのに、それ以外のツールも入ってくるととにかくコミュニケーションで疲労してしまいます。
次は人の行動についてですが、
これだけ把握できるものがあるのに、日報を書かせたり、会議でわざわざ資料を作らせている。
昔は連絡するツールもなく、スケジュールを確認する共有アプリがなかった環境においては、
社員同士がしっかりコミュニケーションを取ることが必要でした。
現在の、社内コミュニケーションは取ることが目的になっている
はっきりしておいた方がいいのが、コミュニケーションは目的ではなく、生産性を上げることや、新しい価値を生み出すことが目的です
どうもこのあたりに勘違いが生まれてしまっています。
生産性を上げたり、価値を生み出すためコミュニケーションが必要であり、社内コミュニケーションを取るためになってはダメ
過度なコミュニケーションは生産効率を下げます。集中力が切れますからね。
集中については、様々なところでデータが公表されています
日本人が一番集中できない場所はオフィスなんですよ。11分に1回、話しかけられているらしいんですよ。
WEEKLY OCHIAI シーズン３〝集中力・ゾーン〟を考えるより引用
コミュニケーションで大きな勘違いは、話せばいいってわけではありません。
上で紹介したように、11分に1回話しかけられている状態で、どうやって集中したらいいんでしょう。
過度にコミュニケーションを取ることを大切にし過ぎて、集中する時間が圧倒的に足りなくなっています
本来のコミュニケーションは、目的を達成する過程で自然と起こる
コミュニケーションはある目的達成の為に自然に起きる現象として捉えたほうがいいと思います。
コミュニケーションは勿論大切ですけど、コミュニケーションを目的とすると
目的達成の為に、個人の役割を明確にして、個々が集中して思考する。そして必要な部分でコミュニケーションが発生する
社内コミュニケーションは仲良くなることに意識が向きすぎてしまっています。
それも大切ですが、成果に焦点を当てることも大切なので、バランスを意識しなければならないですね
社内コミュニケーションは、細かすぎるのはNG
社内でとるコミュニケーションは大まかなくらいが丁度いいと思います。
現在、コミュニケーションには「同時的、非同時的」なものがあると言われています。
- 同時的⇒メールしたらリアルタイムに返信する
- 非同時的⇒メールしてもすぐではなく、明日返信でもOK
こんな感じで、同時的なコミュニケーションはメールしたらすぐ、LINEで既読になったらすぐに返信を期待する。
同時的な社内コミュニケーションはやる気を阻害する
コミュニケーションを、リアルタイムに取り合っていると
こんな感じで疲れますし、報告や連絡をすることが目的となり、
何のために仕事しているんだろうと、モヤモヤしてやる気がなくなります。
正直すぐ連絡返ってこなくても、そこまで支障出ないでしょ。
返信がこなくても、報告が少し遅れても、
あいつは「しっかりやってくれている」と、信じればいいだけの話です。
関連記事【簡単】部下がついてこない理由【あなたが〇〇を、出すからです】
非同時的なコミュニケーションはスタッフの士気を高める
非同時的というのは、メールしてもすぐに返信こなくてもOK、期待しないとうコミュニケーションです。
目的を明確にして、そこに行くまでの道のりは大まかでいい。
例えば、山を登ることになったとします。
ほっといてくれってなりませんか？
山を登ることは決定しているので、行き着くまでは本人たちに任せる。そして休憩場所の時にしっかりコミュニケーションをとる
こんな風に非同時的コミュニケーションは、ある程度ざっくりです。
メリットが複数あります
- やり取りのスピードは落ちるけど、質が上がる
- 監視されないので、自分で考えて行動する
- 自由な感覚になるのでストレスが軽減される
- コミュニケーションの為の報告業務が減る
- 集中力が増す
こんな風に、コミュニケーションの取り方を変えることで生産性が上がります。
コミュニケーションと生産性をバランスよくすることが組織の活性化になる！
関連記事部下のスケジュール管理を楽にする方法【管理しないこと】
まとめ：社内コミュニケーションは効果的に
コミュニケーションは取ればいいってわけではなく、
会社なら生産性を上げること、成果を出すこと、価値を生み出し提供すること
コミュニケーションをとることを、敢えて緩めてみることも必要かと思います。